新规速递(第三条-1)：《电子档案管理办法》学习总结

新规速递(第三条-1)：《电子档案管理办法》学习总结

第三条组织机构应当确保电子档案符合下列要求：

(一)来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。

解释与划重点：

本条款是电子档案管理的基石，强调了电子档案来源的可靠性。划重点如下：

1. 合法、明确的形成者（划重点：谁产生的档案要清楚）

• 解释：电子档案必须由合法的组织机构或个人产生，且这些形成者的身份和职责必须明确。

• 通俗易懂：就像你买东西要看生产厂家一样，电子档案也要知道是谁产生的。

• 形象举例：想象一个官方的公文，上面必须有发文单位的公章和签名，这样才能确认公文的来源是可靠的。

2. 形成活动可确认（划重点：档案是怎么来的要清楚）

• 解释：电子档案的产生应与其相关的业务活动紧密相关，且这些活动是可以被确认和追溯的。

• 通俗易懂：档案不是凭空出现的，它背后有一系列的业务活动支撑。

• 形象举例：就像你写一份工作报告，这份报告是怎么写出来的，经过了哪些人的审核和修改，这些都要有记录。

3. 形成时间可确认（划重点：档案是什么时候产生的要清楚）

• 解释：电子档案的形成时间应准确记录，并可通过技术手段进行验证。

• 通俗易懂：档案有个“出生日期”，这个日期要准确且能查证。

• 形象举例：就像你拍了一张照片，照片上会显示拍摄时间，这个时间就是照片的“出生日期”。

4. 系统安全可靠（划重点：存档案的“保险箱”要安全可靠）

• 解释：电子档案在形成、办理、整理、归档、保管、移交等全生命周期中，所依赖的系统应安全可靠。

• 通俗易懂：存档案的“保险箱”要坚固，不能让人随便打开或破坏。

• 形象举例：想象一个银行的保险库，里面存着大量的现金和贵重物品，这个保险库必须有严格的安保措施和监控设备，确保里面的东西安全无虞。

实际应用案例

以某政府机关为例，该机关在使用电子政务系统处理公文时，严格按照法定程序进行公文的起草、审批、签发和归档。每一步操作都在系统中留下记录，包括操作人、操作时间、操作内容等。这些记录作为电子档案的元数据，与电子档案本身一同存储和管理，确保了电子档案的来源可靠性。

常见问题解答

Q1: 如何确保电子档案的形成者身份合法？
A: 组织机构可以通过身份验证机制（如数字证书、用户名密码等）来确保电子档案形成者的身份合法。同时，在电子档案中嵌入形成者的身份信息（如姓名、职务、单位等），以便后续验证。

Q2: 电子档案的形成时间如何确认？
A: 电子档案的形成时间可以通过系统的时间戳功能来记录。时间戳是系统自动生成的，表示电子档案创建或修改的时间点。组织机构应确保系统时间戳的准确性和不可篡改性。

合规建议

• 建立完善制度（划重点：制定规矩，明确流程）

• 组织机构应建立完善的电子档案管理制度，明确电子档案的形成、办理、整理、归档、保管、移交等流程和要求。

• 加强系统安全防护（划重点：保护“保险箱”，防止被破坏）

• 加强对电子档案管理系统的安全防护，定期进行系统安全检测和漏洞修复。

• 身份验证和权限管理（划重点：确认身份，控制访问）

• 对电子档案的形成者进行身份验证和权限管理，确保只有合法用户才能产生和访问电子档案。

• 采用可靠时间戳（划重点：给档案打上“出生证明”）

• 采用可靠的时间戳技术，确保电子档案形成时间的准确性和不可篡改性。

• 定期备份和异地保存（划重点：备份“保险”，以防万一）

• 定期对电子档案进行备份和异地保存，以防数据丢失或损坏。