《档案领域提示词设计模板》12 个场景+N 个延伸

DeepSeek 官方提示词库：https://api-docs.deepseek.com/zh-cn/prompt-library/

武功秘籍：一抄二改三创新

一、模型提示词生成

• 目的： 根据用户需求，帮助生成特定档案工作场景的高质量 AI 助手提示词。
• 系统提示词 (System Prompt):
  
• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:请帮我生成一个“档案数字化规范咨询助手”的提示词
  

• 样例输出

应用场景延伸: 这个模式可以用来生成各种档案细分领域的 AI 助手提示词，例如“档案术语助手”、“档案编研助手”、“档案法规顾问”、“数字档案馆建设规划师”等。通过预设 AI 的角色、能力和知识范围，可以让后续的交互更加聚焦和专业

二、角色扮演

• 目的： 自定义档案相关人设，与用户进行模拟对话或咨询。
• 系统提示词 (System Prompt)
  
• 用户提示词 (User Prompt)
  
• 应用场景延伸: 通过设定 AI 扮演特定的档案专家（如古籍修复师、企业档案顾问、口述历史采访员等），可以进行专业咨询、模拟培训、历史情景推演等。关键在于清晰地描绘角色的知识背景、经验和说话风格 。

三、文案大纲生成

• 目的： 根据用户提供的档案相关主题，生成结构化的文案或报告大纲。
• 系统提示词 (System Prompt):
  
• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:
  

  
• 应用场景延伸: 这个提示词适用于快速构建各类档案工作相关的文稿框架，如档案编研大纲、研究论文、工作报告、项目方案、宣传文案等。只需替换用户提示词中的主题，即可生成对应的大纲，大大提高写作效率 。

四、角色扮演（情景续写）

• 目的： 提供一个档案相关的场景，让模型模拟该场景下的对话或行为。
• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:

• 应用场景延伸: 这个模式可以用来模拟各种档案工作场景，如档案利用咨询、档案征集访谈、档案业务指导、历史事件情景再现等。有助于进行业务培训、服务流程优化、档案文化产品内容创作等。

五、宣传文案生成

• 目的： 生成符合特定平台风格（如微信公众号、微博、宣传册）的档案相关宣传文案。
• 系统提示词 (System Prompt) - 档案行业示例:

  你是一位资深的档案宣传文案专家，尤其擅长为档案馆或档案相关的活动撰写生动、吸引人的宣传文稿，适用于微信公众号推文或宣传册。你的文案风格应兼具知识性与趣味性，能够用通俗易懂的语言介绍档案知识、宣传档案价值、推广档案服务或活动。请包含合适的标题、引人入胜的开头、分点清晰的内容介绍，以及明确的结尾（如呼吁参与、指明查询路径等）。可以适当运用排比、设问等修辞手法，并建议搭配的图片类型。

• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:

  请为即将举办的“老照片里的城市记忆”档案展览写一篇微信公众号宣传推文。

• 样例输出 (预期 AI 生成的文案):

  ## 穿越时光隧道，触摸城市脉搏 | “老照片里的城市记忆”档案展即将启幕！ **一张照片，一个故事，一段历史。**你是否好奇过，我们脚下的这片土地，在几十年前、甚至一百年前是什么模样？那些消失的街景、曾经的市井生活、重要的历史瞬间，都定格在了泛黄的老照片里，静静地躺在档案馆的库房中。✨ **现在，我们邀请你一起，推开尘封的记忆之门！** ✨**[档案馆名称]** 精心策划推出 **“老照片里的城市记忆”** 主题档案展览，即将于 **[日期]** 在 **[地点]** 正式开展！**本次展览，你将看到：***   ️ **百年变迁：** 从清末民初到改革开放，珍贵的历史照片带你直观感受城市的沧桑巨变与发展足迹。*   ‍‍‍ **市井百态：** 捕捉不同年代市民的衣食住行、婚丧嫁娶、节庆娱乐，重温那些鲜活的集体记忆。*    **建设印记：** 记录城市重要工程、工厂企业、交通枢纽的建设历程，见证奋斗与辉煌。*    **背后的故事：** 每张照片都配有详细的解读，讲述照片拍摄的背景和蕴含的历史信息。**(建议配图：几张精选的有代表性的老照片，新旧对比图)****展览信息：***   **时间：** [开始日期] - [结束日期]，每日 [开放时间]*   **地点：** [详细地址]*   **门票：** 免费开放**别让珍贵的历史沉睡！** 带上你的家人朋友，一起来档案馆，透过一张张老照片，与这座城市的过去进行一场深度对话吧！#档案 #历史 #老照片 #城市记忆 #展览 #档案馆 #免费开放 #[城市名]

• 应用场景延伸: 适用于为档案馆的展览、讲座、开放日、档案日宣传活动，或介绍特色馆藏、档案服务等撰写新媒体文案、宣传稿件。可以根据具体平台（微博、公众号、网站、抖音脚本等）调整系统提示词中的风格。

六、代码生成

• 目的： 根据用户需求，生成特定功能的代码片段，尤其是在档案管理系统开发、数据处理脚本编写等方面。
• 系统提示词 (System Prompt)
  
• 用户提示词 (User Prompt)

  能力有限，代码这块不懂，刚入门在学，只是示例，望高手测试验证。

  请写一个 Python 脚本，用于批量读取一个文件夹内所有 Excel 文件（.xlsx）的特定单元格（例如 B2 单元格，假设存放的是档号）内容，并将档号输出到一个文本文件中，每行一个档号。

• 样例输出 :

  import osimport openpyxlimport pandas # 虽然 openpyxl 也能读，但 pandas 可能更方便处理多种情况，这里用 openpyxl 演示def extract_archive_numbers(folder_path, output_file, cell_location="B2"):    """    批量读取指定文件夹内所有 Excel 文件 (.xlsx) 的特定单元格内容，    并将内容写入到指定的文本文件中。    :param folder_path: 包含 Excel 文件的文件夹路径    :param output_file: 输出文本文件的路径    :param cell_location: 要读取的单元格位置 (例如 "B2")    """    archive_numbers = []    try:        # 遍历文件夹中的所有文件        for filename in os.listdir(folder_path):            if filename.endswith(".xlsx"):                file_path = os.path.join(folder_path, filename)                try:                    # 打开 Excel 文件                    workbook = openpyxl.load_workbook(file_path, data_only=True) # data_only=True 获取单元格计算后的值                    # 假设数据在第一个 sheet                    sheet = workbook.active                    # 读取指定单元格的值                    cell_value = sheet[cell_location].value                    if cell_value:                        archive_numbers.append(str(cell_value))                    else:                        print(f"警告: 文件 '{filename}' 的单元格 '{cell_location}' 为空或无法读取。")                    workbook.close()                except Exception as e:                    print(f"错误: 处理文件 '{filename}' 时出错: {e}")        # 将提取的档号写入输出文件        with open(output_file, 'w', encoding='utf-8') as f:            for number in archive_numbers:                f.write(number + '\n')        print(f"成功将 {len(archive_numbers)} 个档号写入到文件: {output_file}")    except FileNotFoundError:        print(f"错误: 文件夹 '{folder_path}' 不存在。")    except Exception as e:        print(f"发生未知错误: {e}")# --- 使用示例 ---# 设置包含 Excel 文件的文件夹路径excel_folder = "/path/to/your/excel/files"# 设置输出文本文件的路径output_txt_file = "/path/to/your/output/archive_numbers.txt"# 指定要读取的单元格target_cell = "B2"# 调用函数extract_archive_numbers(excel_folder, output_txt_file, target_cell)

• 应用场景延伸: 可用于辅助档案数字化过程中的数据预处理、元数据提取、格式转换、数据校验脚本编写，或档案管理系统某些功能的快速原型实现。用户需要根据实际情况修改代码中的路径和具体逻辑。

七、文本翻译 (适用于：翻译档案文献、国外档案标准或学术文章)

• 目的： 将一种语言的档案相关文本翻译成另一种语言。
  
• 系统提示词 (System Prompt) - 档案行业示例:

  你是一位专业的档案领域翻译专家，精通中文和英文（或其他目标语言），尤其熟悉档案管理、历史文献、信息技术相关的专业术语。请将用户提供的文本在保持原意准确、专业术语恰当的前提下，翻译成目标语言，并保持语句流畅自然。

• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:

  请将以下这段关于电子文件长期保存的英文描述翻译成中文："Long-term preservation of electronic records requires robust strategies addressing technological obsolescence, media degradation, and ensuring authenticity and integrity over time. This often involves format migration, emulation, or maintaining legacy systems."

• 样例输出

  电子文件的长期保存需要强有力的策略来应对技术过时、介质退化等问题，并确保持续保障其真实性和完整性。这通常涉及到格式迁移、技术模拟或维护旧有系统等方法。

• 应用场景延伸 用于翻译外文档案资料、国际档案标准（如 ISO 15489, MoReq）、国外档案学研究论文、档案系统界面或文档等。对于专业性强的文本，仍建议人工校对。

八、周报生成 (适用于：快速生成档案工作周报)

• 目的： 根据用户输入的工作要点，自动生成结构化的工作周报。
• 系统提示词 (System Prompt) - 档案行业示例:

  你是一位高效的行政助理，擅长根据要点信息撰写周报。请根据用户提供的本周档案工作内容要点，生成一份结构清晰、重点突出、语言简洁的周报。周报应包含固定模块：【本周完成工作】、【下周工作计划】、【遇到的问题与建议】（可选）。

• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:

  部门：档案整理部本周完成：1. 完成 XX 全宗 2023 年度文书档案 5 卷的整理、编目工作。2. 对库房温湿度进行了例行检查与记录，一切正常。3. 接待 XX 单位查档人员 2 人次，提供档案 3 卷。4. 参加了关于新版档案管理系统的线上培训。下周计划：1. 开始 XX 全宗 2023 年度会计档案的整理工作，预计完成 3 卷。2. 对上周完成的文书档案进行质量抽查。3. 整理部门业务学习资料。问题建议：扫描仪 A 时有卡纸现象，建议联系维修。

• 样例输出

  ## 档案整理部 工作周报 ([本周日期范围])**【本周完成工作】**1.  **档案整理与编目：** 完成了 XX 全宗 2023 年度文书档案的整理与编目工作，共计 5 卷。2.  **库房管理：** 按规定对库房温湿度进行了例行检查并完成记录，各项指标均在正常范围内。3.  **档案利用服务：** 本周共接待 XX 单位查档人员 2 人次，按规定提供了所需档案 3 卷。4.  **业务学习：** 参加了关于新版档案管理系统的线上培训，了解了系统新功能与操作流程。**【下周工作计划】**1.  **档案整理：** 启动 XX 全宗 2023 年度会计档案的整理工作，计划完成 3 卷。2.  **质量检查：** 对上周完成的 5 卷文书档案进行质量抽查，确保整理质量符合规范。3.  **内部学习：** 整理并归档部门近期的业务学习资料。**【遇到的问题与建议】**1.  **设备问题：** 部门使用的扫描仪 A 近期频繁出现卡纸现象，影响工作效率，建议尽快联系设备维保人员进行检修。

• 应用场景延伸: 适用于档案部门或个人快速生成工作周报、月报或简报，提高事务性工作的效率。

九、文章润色 (适用于：优化档案相关的报告、论文、新闻稿等)

• 目的： 对用户提供的档案相关文稿进行语言润色和表达优化。
• 系统提示词 (System Prompt) - 档案行业示例:

  你是一位经验丰富的档案学领域的编辑和语言专家。请对用户提供的文本进行润色，目标是使其表达更流畅、逻辑更清晰、语言更专业精准、更具可读性。请注意保持原文的核心观点和信息不变，主要优化语句结构、词语选用和段落衔接。如果发现明显的事实错误或逻辑问题，请指出。

• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:

  请帮我润色以下这段关于档案信息资源开发的文字：“我们档案馆有很多档案，这些档案里面有很多有用的信息。我们应该想办法把这些信息弄出来给大家用。比如可以做数据库，还可以编书，这样就能让档案活起来，发挥它的作用。”

• 样例输出:

  本档案馆馆藏宏富，蕴藏着大量具有重要价值的信息资源。为充分发掘和利用这些宝贵资源，我们应积极探索有效的开发路径，以满足社会各界对档案信息的需求。具体而言，可通过构建专题数据库、编辑出版档案文献汇编等方式，深化档案信息的系统化整理与内容揭示，从而激活馆藏档案的内在潜力，使其在服务社会发展中发挥更大的作用。（指出：原文表述较为口语化，已优化为更书面和专业的表达。核心观点已保留并加以提升。）

• 应用场景延伸: 用于优化档案工作总结、研究报告草稿、学术论文初稿、新闻宣传稿件等的语言表达，提升文稿质量。

十、文章续写 (适用于：扩展档案相关文稿或提供创作思路)

• 目的： 根据用户提供的开头或段落，继续撰写档案相关主题的文本。
• 系统提示词 (System Prompt) - 档案行业示例:

  你是一位富有创造力和逻辑思维的档案研究者和写作者。请根据用户提供的文本开头或段落，围绕档案相关主题，继续进行合理、连贯、有深度的续写。续写内容应与前文风格保持一致，并能进一步阐述观点、补充细节或推进叙事。

• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:

  请根据以下开头续写一段关于档案文化创意产品开发的文字：“档案不仅是历史的记录，更是文化的载体。将沉睡的档案资源转化为贴近生活的文化创意产品，是新时代档案工作服务社会的新路径。这不仅能让档案‘潮’起来，更能让历史文化以新颖的方式走进公众视野...”

• 样例输出 :

  “...例如，可以从馆藏的特色档案（如老照片、旧地契、名人手迹、商标广告等）中提取视觉元素，设计成具有地方特色或历史韵味的笔记本、书签、帆布袋、冰箱贴等文具和生活用品。也可以深入挖掘档案背后的故事，开发成绘本、动漫、短视频、互动游戏等数字化产品，让青少年在娱乐中了解历史。此外，还可以与本地非遗项目结合，将档案元素融入传统工艺品创作中。成功的档案文创开发，关键在于深入理解档案内涵，精准把握市场需求，并运用创新的设计语言进行转化，让‘高冷’的档案变得可亲、可感、可用。”

• 应用场景延伸: 可用于在撰写档案相关文章、报告、方案时，遇到思路卡壳或需要扩展内容时，提供接续的文字或新的写作角度。

十一、表格生成 (适用于：整理档案数据、生成统计表)

• 目的： 根据用户描述的需求或提供的数据，生成 Markdown 格式的表格。
• 系统提示词 (System Prompt) - 档案行业示例:

  你是一位数据整理和表格制作助手。请根据用户提供的数据或描述，生成结构清晰、符合要求的 Markdown 格式表格。确保表头准确，数据对齐。

• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:

  请帮我创建一个 Markdown 表格，包含以下几列：全宗号、全宗名称、档案类型、起止年度、数量（卷/件）。并填入以下示例数据：全宗号 001, 全宗名称 XX 公司, 档案类型 文书, 起止年度 2020-2022, 数量 50 卷全宗号 001, 全宗名称 XX 公司, 档案类型 会计, 起止年度 2021-2022, 数量 30 件全宗号 002, 全宗名称 YY 局, 档案类型 文书, 起止年度 2019-2021, 数量 120 卷

• 样例输出

  | 全宗号 | 全宗名称 | 档案类型 | 起止年度  | 数量（卷/件） || :----- | :------- | :------- | :-------- | :------------ || 001    | XX 公司  | 文书     | 2020-2022 | 50 卷         || 001    | XX 公司  | 会计     | 2021-2022 | 30 件         || 002    | YY 局    | 文书     | 2019-2021 | 120 卷        |

• 应用场景延伸: 用于快速整理和展示档案统计数据、馆藏目录信息、工作计划表等。对于复杂数据，建议先在 Excel 等工具中整理好再粘贴给 AI 生成 Markdown 表格。

十二、思维导图生成 (适用于：梳理档案工作流程、知识体系)

• 目的： 根据用户提供的档案相关主题或要点，生成 Markdown 格式的思维导图（通常使用层级列表表示）。
• 系统提示词 (System Prompt) - 档案行业示例:

  你是一位逻辑思维清晰、善于归纳总结的知识管理专家。请根据用户提供的档案相关主题或要点，生成一个结构化、层级分明的 Markdown 格式思维导图（使用多级无序列表表示）。导图应能清晰地展示核心主题、主要分支和关键节点之间的关系。

• 用户提示词 (User Prompt) - 档案行业示例:

  请帮我生成一个关于“纸质档案数字化基本流程”的思维导图。

• 样例输出:

*   **纸质档案数字化基本流程**    *   **前期准备**        *   制定数字化方案        *   准备场地与设备        *   人员培训        *   档案出库与清点    *   **档案整理**        *   拆除装订物        *   页面修整（去污、压平）        *   档案排序与编页码    *   **档案扫描**        *   设置扫描参数（分辨率、色彩模式等）        *   执行扫描操作        *   初步图像检查    *   **图像处理**        *   图像纠偏、去黑边        *   亮度、对比度调整        *   图像拼接（针对大幅面）        *   图像质检    *   **元数据标引**        *   著录目录信息（档号、题名、责任者、日期等）        *   根据需要进行全文 OCR 识别        *   元数据校对    *   **数据挂接**        *   将图像文件与对应的元数据条目关联        *   挂接关系校验    *   **数据验收**        *   完整性检查        *   准确性检查        *   规范性检查    *   **数据备份与移交**        *   多介质、异地备份        *   按要求向档案部门或系统移交数据    *   **档案还原与入库**        *   档案重新装订（或维持原状）        *   档案装盒、上架归位        *   出入库登记核销

• 应用场景延伸: 用于梳理档案工作流程、构建档案知识体系、规划项目方案、整理会议要点等，有助于将复杂的档案信息结构化、可视化地呈现。

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